İş Verimliliğinde 5S Kuralı Nedir?

İş dünyasında başarı yalnızca rekabetin değil, aynı zamanda yüksek verimliliğin de bir sonucu. Düzen, disiplin ve güvenlik ise iş yerinde başarıyı sağlamanın temel taşları arasında yer alıyor. İşte tam da bu noktada Japon kültüründen gelen bir yöntem olan 5S kuralı devreye giriyor!

Çağımızın iş dünyasında sektör fark etmeksizin çalışanların büyük bir kısmı gününün neredeyse tamamını çalışmaya harcıyor. Bu hızlı tempolu çalışma ortamında birtakım düzensizliklerin var olması doğal olarak iş verimliliğini düşürebiliyor. Peki, işte geçirdiğin zamanı verimli kılma ve görevlerini layıkıyla yerine getirebilmenin yollarını merak ediyor musun? Hadi o zaman, Japonların düzen ve disiplin anlayışını temel alan 5S kuralıyla tanışmak için içeriğimize göz at!

5S Kuralı Nedir?

5S kuralı, iş yerinde etkili bir çalışma ortamı oluşturmayı hedefleyen önemli bir yaklaşımı temsil ediyor. 1960’lı yıllarda Japonya’da ortaya çıkan bu kural iş yerindeki gereksiz malzemelerin ortadan kaldırılması, ekipmanların düzenli bir şekilde yerleştirilmesi ve temizlik faaliyetlerinin düzenli olarak yürütülmesi gibi faktörleri kapsayan beş temel ilkeye dayanıyor.

5S Kuralının Adımları Nelerdir?

5S kuralı seiri (ayıklama), seiton (düzenleme), seiso (temizlik), seiketsu (standardizasyon) ve shitsuke (disiplin) olarak adlandırılan beş adıma dayanıyor. Bu ilkeler iş yerindeki çalışma ortamını hem görsel hem de işlevsel açıdan verimli hale getirmeye yardımcı oluyor.

Seiri (Ayıklama)

Seiri (ayıklama) aşaması, çalışma alanındaki gereksiz yer kaplayan ve kullanılmayan malzemelerin belirlenip ortadan kaldırılmasına odaklanıyor. Bu aşama iş yerindeki dağınıklığı azaltarak daha verimli bir çalışma alanı yaratıyor. Özellikle çalışma alanının kısıtlı olduğu iş yerlerinde ayıklama adımına daha fazla özen göstermek gerektiği vurgulanıyor.

Seiton (Düzenleme)

Sürekli ihtiyaç duyulan malzemelere hızlı bir şekilde ulaşabilmeyi sağlamak için gerekli olan adım seiton (düzenleme) olarak adlandırılıyor. Bu adımda malzemeler belirli bir düzene göre etiket ve uyarı çizgileri gibi yöntemler kullanılarak sınıflandırılıyor.

Seiso (Temizlik)

Temizlik aşaması çalışma ortamı ve ekipmanlarının düzenli temizlik ve bakımını içeriyor. Temiz bir çalışma alanı, sorunların önceden tespit edilebilmesine ve üretkenliğin artmasına katkı sağlıyor.

Seiketsu (Standardizasyon)

Standardizasyon, ilk üç adımdaki uygulamaların sürekli hale getirilmesini sağlamak için standartlar oluşturmayı içeriyor. Bu aşamada belirlenen standartlar düzenli olarak kontrol ediliyor ve iyileştiriliyor. Böylece iş yerindeki düzenin devamlılığı sağlanıyor. Standardizasyon aşaması aynı zamanda iş yerindeki atıkların azaltılmasına da yardımcı oluyor.

Shitsuke (Disiplin)

Son aşama olan disiplin, 5S kuralının ilk dört ilkesini bir araya getiren çalışmaları ifade ediyor. Bu aşama kontrol, eğitim, kampanya ve teşvik gibi uygulamalarla disiplini sürdürmeyi amaçlıyor. Böylelikle çalışanlar 5S prensiplerini benimsiyor ve bu sayede uzun vadeli verimlilik sağlanmış oluyor.

5S Kuralı Ne İşe Yarar?

• 5S kuralı yukarıda da belirtildiği üzere iş yerinde düzen, temizlik, standartlaştırma, düzenli kontrol ve disiplinle birlikte bir dizi fayda sunuyor.
• Örneğin; malzemelerin hızlı bulunması zamandan tasarruf sağlıyor ve enerji israfını engelliyor.
• Oluşturulan standartlar düzensizlik olasılığını azaltıyor.
• Sürekli tekrarlanan kontroller de süreçteki hataların hemen tespit edilerek düzenlenmesini sağlıyor.
• Tüm bu avantajları bir arada sunan 5S kuralı yalnızca dönemsel değil, devamlı bir verimlilik ve motivasyon sağlamayı hedefliyor.

5S Kuralı İş Verimliliğine Nasıl Etki Eder?

Çalışma hayatında verimliliğinin ve kalitenin artırılması amacıyla kullanılan 5S kuralının iş verimliliğine etkileri şu şekilde sıralanıyor:

• Üretkenlik: 5S uygulamaları iş yerinde düzenin sağlanması ve süreçlerin daha etkili bir şekilde yönetilmesini mümkün kılıyor. Böylece genel üretkenlik doğrudan artıyor.
• Çalışan güvenliği: Gereksiz eşyaların kaldırılması ve çalışma alanının düzenlenmesi potansiyel tehlikeleri azaltarak çalışanların güvenliğini artırıyor.
• Yüksek ürün kalitesi: Standardizasyon, süreçlerin daha düzenli olmasını sağlıyor. Her adımda belirlenen standartlara uyulması ve iş süreçlerinin düzenlenmesi de ürün kalitesinde ve proje başarılarında artışla sonuçlanıyor.
• Düşük maliyet: Gereksiz malzeme kullanımının önlenmesi maliyetleri düşürüyor. Ayrıca düzenleme ve standardizasyon adımları sayesinde iş süreçlerinde maliyet artışları engellenerek ekonomik bir çalışma ortamı yaratılıyor.
• Sürekli iyileşme: 5S sürekli iyileştirme kültürünün oluşmasına katkı sağlıyor. Çalışanlar farklı bir bakış açısı kazanarak iş ortamı ve süreçleri sürekli gözden geçirmeye ve iyileştirme fırsatları aramaya başlıyor. Bu da iş yerinde sürekli olarak gelişmeyi teşvik ediyor.
• Öz disiplin: Belirlenen standartlara uyum sağlamak çalışanlara öz disiplin kazandırıyor. Her çalışanın sorumluluk alması ve standartlara uyması düzenin sürdürülebilir olmasına yardımcı oluyor.
• Motivasyon: 5S kuralının en önemli etkilerinden biri de pozitif bir iş kültürü oluşturarak çalışanların motivasyonunu yükseltmesi. Düzenli bir iş ortamı çalışanların daha fazla odaklanmasına ve işlerinden daha fazla keyif almasına olanak tanıyor.

5S Sürekliliği Nasıl Sağlanır?

Sürdürülebilir bir 5S programı oluşturmak için yapılandırılmış görevler içeren detaylı bir plan hazırlanması gerekiyor. Bu programda dikkat edilmesi gereken faktörler ise şu şekilde:

• Organizasyon: Görevleri belirli roller ve vardiyalara göre yapılandırarak her çalışanın net bir sorumluluk setine sahip olmasına özen gösterilmeli. Her bir çalışanın katkıda bulunmasıyla sürdürülebilir iş süreçleri desteklenmeli.
• Katılım: Çalışanlara neden bu adımların uygulandığını anlatmak için düzenli aralıklarla herkesin katıldığı toplantılar düzenlenmeli. Her seviyeden çalışan karar verme aşamasında aktif rol almalı ve ekip ruhu oluşturulmalı.
• Farkındalık yaratma: 5S kavramını benimsetmek ve sürdürmek için renkli tabela ve poster gibi görsel araçlarla farkındalık oluşturulmalı. İş yerinde bu görsel araçlara sıkça rastlanması, 5S prensiplerinin günlük iş akışına entegre edilmesine yardımcı olacaktır.
• Eğitim: 5S uygulamalarına alışma sürecinde eğitimler verilmeli ve mümkünse bu yöntemi benimseyen şirketlere ziyaretler düzenlenmeli. Böylece çalışanların konsepti daha iyi anlaması sağlanmalı.
• Ödüllendirme: 5S uygulamaları düzenli olarak izlenmeli ve belirlenen hedeflere ulaşıldığında çalışanlara başarı ödülleri verilmeli. Bu ödüllerle çalışanlar motive olarak 5S kuralının sürekliliğini destekleyecektir.

5S Kuralının Dezavantajları Nelerdir?

5S kuralı israfı ve karmaşayı önlemeyi amaçlasa da uygulama aşamasında yapılan bazı hatalar dezavantajları beraberinde getirebiliyor. Olası dezavantajlar aşağıdaki gibi sıralanıyor:

• Uygulamanın prosedürleri belirli bir standartta olmadığında çalışanlar da doğru uygulama yapmakta zorlanabiliyor. Bu durum beklenmeyen sonuçlar doğurarak iş yerinde düzensizliğin devam etmesine neden oluyor.
• 5S uygulamalarının başarılı olabilmesi için çalışanların zamanının bir kısmını bu düzenlemelere ayırması gerekiyor. Eğer bu süreçler iyi bir şekilde planlanmazsa iş yerindeki üretkenlikte düşüş yaşanabiliyor.
• Düzenleme aşamasında yer verilen etiketleme tekniğinin karmaşayı azalttığı doğru. Ancak gereksiz etiketlerin yapıştırılması kağıt israfı yaratabiliyor.
• Çalışanlar arasında 5S prensiplerine karşı çıkan ve uygulamayı kabul etmeyen kişiler olabiliyor. Bu durum iş yerinde fikir çatışmalarına yol açabiliyor.
• 5S uygulamalarına destek olan yazılım veya teknolojik araçların eksikliği sürecin verimliliğini azaltabiliyor.
• Düzenli takip ve kontroller gerçekleştirilmediğinde iş yerindeki düzensizlik ve israf yeniden gündeme gelebiliyor.

5S kuralını benimseyerek iş verimliliğini ön planda tutan şirketlerin pek çoğu büyük başarılar elde ediyor. Sen de Midas yatırım hesabıyla büyük şirketlerin hisse senetlerini takip ederek birikimlerini en iyi şekilde değerlendirmeye ne dersin? Hadi, App Store ya da Play Store üzerinden Midas uygulamasını hemen indir ve vakit kaybetmeden yatırımlarını yönetmeye başla!

Hisse senetleri riskli yatırım ürünleridir. Şirketlere ortaklık, hem kârlarına hemde zararlarına ortaklık anlamına gelir. Ana paranızdan kâr etme ihtimaliniz olduğu gibi, zarar etme ihtimalinizde bulunmaktadır.